Здравствуйте. Таких средств нет, более того, установка пароля вам не поможет, так как в интернете десятки программ, позволяющих снимать защиту, вскрывать пароли у любых типов файлов. Теоретичеки возможно закрывать файлы с помощью архиваторов с паролем, но во первых это тоже взламывается, а во вторых, это не то что вам надо.То есть это не позволяет отслеживать открытие и использование файла. Ваш вопрос заключается в организации информационной и коммерческой безопасности предприятия. Простыми способами это не решить, требуется проработать как технологические так и организационные регламенты, определить роли и права доступа, организовать защищенные ресурсы, контролировать доступ к информации сотрудникам. С другой стороны, как вы правильно заметили, пресловутый человеческий фактор может свести все усилия на нет. Советую нанять специалиста по информационной безопасности или хотя бы системного администратора, который поможет в решении данных вопросов.